Les statuts et règlements nationaux du Club Héritage gouvernent son nom, son adresse, son objet, ses catégories de membres, ses chapitres, leurs conseils locaux et les modalités d’élection et de nomination de leurs administrateurs, son Comité exécutif et sa composition et ses fonctions, l’assemblée annuelle, les années administratives et financières, et les procédures de modification et de dissolution.
Les règlements définissent les compétences et les fonctions des administrateurs et du Comité exécutif.
Les chapitres ont des statuts et règlements similaires, offrant des dispositions semblables au niveau local.
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LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DES POSTES CLUB HÉRITAGE CONSTITUTION NATIONALE ORDONNANCES RÉVISÉ JUIN 2017 STATUTS ARTICLE 1 NOM ET BUTS ARTICLE 2 MEMBRES ARTICLE 3 CHAPITRES ARTICLE 4 MEMBRES DU BUREAU ARTICLE 5 ÉLECTION ET NOMINATION DES MEMBRES DU BUREAU ARTICLE 6 COMITÉ EXÉCUTIF ARTICLE 7 ASSEMBLÉE ANNUELLE ARTICLE 8 ANNÉES ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE ARTICLE 9 MODIFICATIONS ARTICLE 10 DISSOLUTION
RÈGLEMENTS ARTICLE 1 Mandat des membres du bureau et du comité exécutif Révisé septembre 2002 STATUTS ET RÈGLEMENTS ARTICLE 1 NOM ET BUTS Section 1. La présente Association s’appelle Le Club Héritage de la Société canadienne des postes. Section 2. Le siège social de l’Association, sauf indication contraire, doit être l’adresse du président national. Section 3. L’objectif du Club Héritage devrait être de fournir un moyen amical visant à réunir les membres, tel qu’il est défini dans l’article 2; afin de favoriser la camaraderie et un esprit d’aide collective; afin d’illustrer et de perpétuer ces principes qui sont devenus les idéaux et les traditions de Postes Canada, et afin de participer à des activités pouvant servir à la communauté, contribuer à l’évolution de l’Association et promouvoir le bonheur, le bien-être du membre et l’utilité de son adhésion.
Révisé juin 2008
ARTICLE 2 MEMBRES Section 1. Toute personne employée par la Société canadienne des postes et comptant 25 années de service à la Société peut devenir membre du Club Héritage. Section 2. Les employés de Postes Canada ayant un minimum de 10 ans de service qui prennent leur retraite et qui reçoivent une pension le lendemain de leur départ doivent présenter une demande d’adhésion s’ils veulent devenir membres du Club Héritage. Section 3. Le Statut de membre honoraire peut être conféré à toute personne qui apporte une contribution inhabituelle ou exceptionnelle au Club Héritage ou à Postes Canada, généralement sur une longue période de temps. Toute personne pouvant accéder autrement à la qualité de membre ne peut bénéficier d’un tel statut. Toute candidature au statut de membre honoraire doit être recommandée par le comité exécutif du Chapitre. À l’avenir, le statut de membre honoraire du Club Héritage sera conféré automatiquement au président-directeur général de Postes Canada. Les membres honoraires n’ont pas le droit de voter ni d’exercer une charge; ils ont toutefois droit à tous les autres privilèges des membres. Section 4. Une adhésion de membres associés doit être accordé au conjoint ou à la conjointe de membres actifs ou défunts démontrant un intérêt par rapport au Club Héritage sur réception de la cotisation annuelle du Chaque chapitre retient le droit de déterminer le statut administratif, les droits et privilèges qu’il accorde aux membres associés, à l’exception du poste de président ou délégué à l’Assemblée Générale. Les membres associés ne sont pas inclus dans le total des adhésions pour la répartition des fonds d’amorçages. Révisé janvier 2019 Section 5.
Les membres actifs sont ceux qui ont payé leurs cotisations annuelles au chapitre. Ce paiement les rend admissibles à recevoir toutes les communications transmises par leur chapitre et leur donne droit de recevoir des prix et des rabais qui peuvent être offerts.
De nouveaux certificats de membres et de nouvelles cartes de membres seront envoyés aux chapitres concernés sur une base régulière. Le certificat peut être remis au nouveau membre, mais la carte de membre sera retenue jusqu’à ce que la cotisation ait été reçue.
Tous les nouveaux demandeurs doivent se joindre au chapitre de leur région respective pour devenir des membres actifs. S’ils désirent recevoir les communications transmises par les autres chapitres, ils peuvent faire une demande pour devenir membres associés de ce chapitre. Un membre peut faire la demande d’un transfert à un autre chapitre sans avoir à déménager dans un autre chapitre.
Révisé septembre 2019
ARTICLE 3 CHAPITRES Section 1. Les membres du Club Héritage sont regroupés en Chapitres. On peut créer un Chapitre dans n’importe quelle localité du Canada en présentant d’abord une demande à cet effet au Comité exécutif national qui la soumettra ensuite à l’approbation du Gestionnaire Reconnaissance envers les employés. Section 2. Après avoir obtenu l’approbation de l’Exécutif national, un Chapitre peut créer des conseils et des clubs locaux dans sa circonscription. Section 3. Tout Chapitre qui choisit de ne pas respecter les statuts et les règlements nationaux du Club sera placé sous la tutelle du Comité exécutif national. Section 4. Lorsqu’un membre d’un Chapitre ou de l’Exécutif national ne peut pas ou ne veut pas remplir les tâches du poste auquel il a été élu, il faut faire parvenir un exposé des faits par écrit au président national du Club Héritage afin que l’Exécutif national puisse prendre les mesures qui s’imposent. Révisé septembre 2002 ARTICLE 4 MEMBRES DU BUREAU Section 1. Le bureau de l’Association comprend un président, un premier vice-président, un deuxième vice-président, un troisième vice-président et un secrétaire-trésorier. Aussi inclus est le dernier Président sans droit de vote. Section 2. Le mandat des membres du bureau est de deux ans. Révisé 2010 ARTICLE 5 ÉLECTION ET NOMINATION DES MEMBRES DE L’EXÉCUTIF Section 1. Les membres de l’exécutif national seront élus par les délégués approuvés présents à l’assemblée annuelle. Le délégué approuvé est le président élu du chapitre. Si le délégué approuvé n’est pas en mesure de participer, un substitut peut être nommé pour participer en remplacement du délégué approuvé. Nonobstant ce qui précède, et sous réserve de l’approbation du comité de candidatures, on n’interdira pas à un délégué de se présenter comme candidat à une élection si une situation d’urgence l’empêche d’assister à l’assemblée annuelle. Révisé juin 2017 Section 2. Les membres nouvellement élus de l’Exécutif entreront en fonction le premier jour du mois suivant l’élection. La période entre le jour de l’élection et le premier jour du mois sera utilisée pour veiller à ce que la transition se fasse de façon ordonnée. Cette mesure s’applique également à tous les postes élus du Club Héritage, tant à l’échelle Nationale que dans les Chapitres. Section 3. Il est résolu que, dans l’éventualité où un poste de l’Exécutif devient vacant, le président national désigne un remplaçant pour remplir le poste jusqu’à la prochaine AGA. Révisé juin 2008 ARTICLE 6 COMITÉ EXÉCUTIF Section 1. Les membres du bureau énumérés à l’article IV constituent le Comité exécutif de l’Association. Le président dirige les réunions du Comité. Le quorum est de trois membres. Section 2. Le Comité exécutif administre la totalité du budget annuel du Club Héritage qui sera de la compétence de l’Exécutif national par l’entremise du secrétaire-trésorier national. Le Comité exécutif est l’instance dirigeante de l’Association. Il est chargé de pourvoir les postes vacants sur l’exécutif ou dans les comités spéciaux. Section 3. Le comité exécutif travaillera en collaboration avec la Société par l’entremise du représentant nommé par la Société.
Section 4. Le comité exécutif devrait agir à titre d’organe directeur de l’association avant le pouvoir de remplir les postes vacants au bureau national ou au sein des comités spéciaux au besoin.
Section 5. Le Comité exécutif peut recommander que l’on modifie les statuts et les règlements à la suite des changements d’adresse du Siège social de l’Association; il peut aussi recommander toutes les modifications rendues nécessaires par la création de nouveaux Chapitres, et d’autres changements susceptibles de clarifier les textes. Toutefois, on ne peut en aucun cas modifier l’intention ni les dispositions des Statuts et Règlements, sauf en suivant la procédure réglementaire. Le Comité Exécutif maintiendra des contacts fréquents avec les Chapitres; conseillera les Chapitres en ce qui concernent les activités, les statuts et règlements en suivant la procédure réglementaire. Section 6. Le Secrétaire-trésorier est le dépositaire de toutes les archives et de tous les fonds de l’Association. Il avise les membres du Comité de la tenue de réunions. Il assiste à toutes les réunions et rédige un compte rendu fidèle des délibérations de ces réunions. Il administre la totalité du budget annuel du Club Héritage qui sera de la compétence de l’exécutif national par l’entremise du Secrétaire-trésorier national. Section 7. Débutant en 2008 L’exécutif National devra faire une revue financière de ses états financiers par des membres autres que l’exécutif. Aussi les chapitres devront faire une revue par des membres autres que l’exécutif. Ces revues devront être faites avant la rencontre annuelle. Une copie de la vérification financière du Chapitre doit être acheminée au Secrétaire- trésorier National. Si la position du secrétaire trésorier devient vacante avant la fin de son terme une revue devra être faite. Section 8. L’exécutif National et les chapitres doivent garder les sept dernières années financière. Révisé juin 2009 ARTICLE 7 ASSEMBLÉE ANNUELLE Section 1. L’Assemblée annuelle est l’instance législative de l’Association. Y participe le président de chaque Chapitre (ou son délégué) et l’Exécutif national. Section 2. L’Assemblée annuelle doit élire les membres de l’Exécutif national de l’Association et statuer pour le bien-être de l’Association. Section 3 Les nouveaux projets de règlements doivent être présentés au Comité exécutif qui les étudie et les révise, avant de les soumettre à l’Assemblée annuelle qui décide. Section 4. L’Assemblée annuelle, est convoquée par le Comité exécutif, après consultation avec le représentant de la société Section 5. Au cours de l’Assemblée annuelle, le quorum est atteint à la majorité simple des délégués votants (51 pour-cent). Section 6. Les Assemblées annuelles doivent se dérouler conformément aux règles énoncées dans la publication Robert’s rules of order Section 7 L’assemblée annuelle du chapitre doit être ouverte à tous les membres du chapitre. Seuls les membres en règle peuvent présenter leurs candidatures aux élections et ont droit de vote. Révisé juin 2012 ARTICLE 8 ANNÉES ADMINISTRATIVES ET FINANCIÈRES Section 1. L’année administrative de l’Association débute le premier janvier de chaque année et se termine le trente et un décembre Section 2. À la discrétion des Chapitres, chaque membre ordinaire doit verser les frais applicables au Chapitre, tels que les frais d’adhésion et autres frais exigés par le Chapitre. Les frais doivent être payés annuellement. Aucune autre cotisation ne devrait être perçue pour l’adhésion. Les fonds du Chapitre et du conseil proviennent d’une partie des frais d’adhésion annuels et d’autres frais applicables, des recettes des activités sociales et d’autres initiatives semblables, des dons et d’autres sources, selon l’approbation de l’Exécutif du Chapitre. Révisé septembre 2002 ARTICLE 9 MODIFICATIONS Les Statuts et Règlements de l’Association peuvent être modifiés à n’importe quelle assemblée annuelle moyennant l’assentiment des deux tiers des membres présents et votant, à condition que le Comité exécutif national ait été notifié de la mesure proposée au moins soixante jours avant la date de la réunion, et ce, afin que les changements proposés soient portés à la connaissance des exécutifs des Chapitres avant la tenue de l’Assemblée générale . Révisé juin 2008 ARTICLE10 DISSOLUTION Section 1. Si un Chapitre du Club Héritage est dissout, tous ses biens doivent être distribués par le Comité Exécutif, et ce après avoir remboursé ou pris des dispositions pour rembourser toutes ses dettes Révisé juin 2008 RÈGLEMEN ARTICLE 1 MANDAT DES MEMBRES DU BUREAU ET DU COMITÉ EXÉCUTIF Section 1. Le Président préside toutes les séances du Comité exécutif et de l’Assemblée annuelle; il convoque les réunions du Comité exécutif; il a le pouvoir de nommer les membres des comités conformément aux Statuts, et à nommer les membres d’autres comités autorisés par le Comité exécutif; enfin, il est membre d’office de tous les comités. En outre, le président effectue d’autres tâches normalement liées à sa fonction, ou, lui étant déléguées par le Comité exécutif. Si le poste de président devient vacant pendant plus d’un an avant que le mandat n’expire, des élections peuvent être déclenchées par la poste, à deux mois d’avis. Section 2. Le Premier vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions. En cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier, le Premier vice-président hérite de tous ses pouvoirs et remplit toutes ses fonctions pendant toute la durée de l’absence ou de l’empêchement. En de telles circonstances, s’il semble que le poste de président sera vacant pendant le reste du mandat, le Comité exécutif peut nommer le Premier vice-président, président pour le reste dudit mandat. Révisé septembre 2002 RÈGLEMENT DE ROBERT Un membre est une personne qui a le droit de participer intégralement aux délibérations de l’assemblée, de présenter des motions, de prendre la parole lors du débat concernant ces motions, et de voter. Objet : Faciliter le fonctionnement harmonieux de l’assemblée. Assurer une assise solide au règlement des questions d’ordre procédural qui peuvent se poser. DÉROULEMENT DE LA RÉUNION A. Le bon fonctionnement d’une assemblée délibérante nécessite au moins la présence de deux responsables principaux : celle du président, qui dirige la réunion et veille à l’observation du règlement, et celle du secrétaire, qui rédige le compte rendu des travaux, ce document étant désigné d’habitude par l’expression <le procès verbal> B Les membres s’adressent uniquement au président. C. À l’heure prévue pour la réunion, le président ouvre la séance dès qu’il a déterminé que le quorum est atteint.
ORDRE DES TRAVAUX (ORDRE DU JOUR) 1. Lecture et approbation du procès verbal de la réunion précédente. 2. Rapport du comité principal (permanent). 3. Rapport des comités spéciaux (c-à-d. des comités qui sont chargés d’accomplir des tâches précises et qui cessent d’exister dès qu’ils se sont acquittés de leur mission. 4. Travaux spéciaux (c-à-d. des sujets auxquels une priorité spéciale a été attribuée à l’avance). 5. Travaux en suspens et travaux d’ordre général (c-a-d. des points déjà soulevés auparavant et ayant fait l’objet d’un renvoi de la précédente réunion à la présente). 6. Nouveaux travaux (c-a-d. des sujets exposés à la présente réunion et débattus pour la première fois). |