est. 1989   |  

Minutes of the National AGM (French Version)

Club Héritage – Postes Canada
26e assemblée générale annuelle
Vernon (Colombie-Britannique)
Du 30 mai au 1er juin 2015

Rencontre des présidents
Gary Fisher a présidé cette réunion. Quatre questions ont été abordées.
1) Herb Stan – Comment d’autres chapitres ont-ils organisé leurs élections? Herb a envoyé des bulletins de vote à tous les membres mais très peu ont été retournés. Il se charge également des élections lors de l’assemblée annuelle.
Pineridge – Le chapitre a envoyé des notes de service et un bulletin dans lequel une invitation a été lancée.
Bluenose –Le chapitre envoie tout au long de l’année de l’information aux membres en règle, toutefois, les postes disponibles et les besoins sont affichés et envoyés à tous les membres. Les réponses n’ont pas été nombreuses.

Harold Onagi – Harold rappelle à tous que des enveloppes sont fournies et doivent servir pour la mise à jour annuelle des postes disponibles. Cette mise à jour est envoyée à tous les membres (ayant payé ou non).

2) Eldridge Holmes – Un courriel a été envoyé faisant part d’un problème concernant les chapitres qui ne répondent pas à leurs membres dans des délais raisonnables. Eldridge propose un plan en 2 volets pour éviter ce problème et éviter de porter atteinte aux chapitres qui ne sont pas impliqués. Sa suggestion pour le président national est de contacter d’abord les chapitres pris en défaut pour leur exposer le problème spécifique et apprendre la bonne procédure à suivre. Deuxièmement, il faut faire un suivi par courriel de groupe dans lequel tous les chapitres sont mis au fait des procédures et il faut de plus ajouter un avis stipulant que tous les chapitres en défaut ont été avisés. Le président Bob a répondu qu’il a déjà communiqué avec ces chapitres en défaut, et le courriel mentionnait que les chapitres ne devaient pas oublier de passer en revue leurs procédures et NE PAS envoyer celles-ci.

Harold Onagi – A passé en revue les procédures à suivre. Sur réception du formulaire de demande, envoyer un message d’accueil et de bienvenue. Lorsque le certificat et la carte de membre ont été reçus, envoyer une note expliquant la cotisation pour ce chapitre. Lorsque la cotisation est reçue, expliquer les rabais qu’offre ce numéro de membre et poster le certificat ainsi que la carte.

3) Lea Maynard – A demandé d’en apprendre davantage sur le site Web. Il a été indiqué que ce sujet ferait l’objet d’une discussion lors de l’assemblée générale annuelle.

4) Jim Sharpe – Sur les rapports annuels, certains chapitres ont demandé des montants pour « appréciation de la contribution des bénévoles ». Jim se questionne à savoir pourquoi y a-t-il un paiement s’il s’agit d’une participation à titre bénévole? Jim souligne qu’il ne questionne pas l’appréciation des bénévoles, mais plutôt la formulation et la présence de cet élément dans les rapports annuels. L’exécutif national doit revoir cette question.

Préoccupation
Conway Crozier-Smith se préoccupe du fait que Golden Sheaf ne reçoit que quelques demandes d’adhésion par année. Ce chapitre n’a reçu que 13 demandes l’an dernier et 11 provenaient de l’extérieur.
Bob Emmons a fait savoir que ce problème a fait l’objet d’une discussion lors de leur rencontre avec la Société à Ottawa. L’exécutif a fait connaître son inquiétude à savoir que le service de liaison ne distribuait pas l’information; il a indiqué que la Société s’occupait de ce problème.
James Innis, directeur, a souligné qu’un suivi serait fait avec les ressources humaines pour offrir un meilleur soutien.

Harold Onagi – Harold a expliqué qu’il y a présentement des problèmes de recrutement dans tous les chapitres. Il est d’avis que le meilleur moyen de recruter est le bouche à oreille d’un membre d’un chapitre à un autre.

Fred Danells – Fred a fait savoir que jusqu’à dernièrement la procédure était de passer par le Magazine national. Celui-ci n’est malheureusement plus distribué. Fred a suggéré la création d’une brochure à joindre avec la demande d’adhésion pour les employés cumulant plus de 25 années de service.

Bob Emmons a indiqué que Claude Bruno a développé et créé un dossier à présenter. Il atteint 99 % des gens et malgré cela certains n’y ont pas accès.

Jean Benjamin a fait savoir que lors des réunions et des séminaires de préretraite, aucune mention n’est faite du Club Héritage, et il s’agit là d’un problème qui mérite d’être abordé.

Helen Pickup – Helen a fait savoir que lorsqu’elle a pris en charge le chapitre Golden Horseshoe, rien ne lui a été fourni pour qu’elle puisse faire son travail. Elle s’est adressée au chef d’établissement et lui a demandé si elle pouvait installer une table et distribuer 500 trousses d’information qu’elle avait préparées. C’est ce qu’elle a fait avec tous les directeurs des principales installations et maintenant, elle a la permission de parler avec les retraités.
James Innis va vérifier s’il peut trouver les dossiers préparés par Claude Bruno et distribués à l’exécutif en octobre. Il a indiqué que l’équipe chargée des retraitées est intéressée a avoir un représentant du Club Héritage aux réunions de préretraite, et il a suggéré la création d’une courte vidéo. Ceci sera ajouté à l’ordre du jour pour discussion en octobre.
Jean Benjamin a posé une question au sujet du manuel des opérations qui a été mis à jour. Harold Onagi a indiqué qu’il a été produit par Postes Canada et décrit comment le Club Héritage devrait fonctionner. Ce manuel a été mis à jour, et l’information redondante a été supprimée. Il a fait parvenir à chaque chapitre une copie du manuel. Ceci fera l’objet d’une discussion lors d’une assemblée générale.

Jour un – 30 mai 2015

James Innis – James a fait savoir à quel point il était heureux de prendre part à l’événement et d’être associé au Club Héritage. Il a souligné qu’il était un nouveau venu au sein de la société. Il s’est joint à la société en septembre dernier.
Il a indiqué qu’il y a eu beaucoup de changements au sein de Postes Canada et qu’une véritable transformation s’est produite. Nous savons que nous avons certains défis à relever en termes de livraison du courrier, toutefois, notons que 2 colis sur 3 sont livrés par Postes Canada. La présence en ligne est très importante et l’organisation devient un point pivot du développement du commerce électronique.

James a souligné que lorsqu’il s’est joint à la société, il a fallu embaucher 5000 personnes avant Noël, et Postes Canada a connu sa plus grosse période des fêtes de son histoire. Des changements à notre modèle de livraison font partie des plus grands défis auxquels nous faisons face et qui font les manchettes. L’objectif global est de continuer à être autonome et rentable dans l’avenir.
James a tenu à remercier le Club Héritage pour les services offerts à leurs communautés, le soutien à Postes Canada et leurs organisations de bénévoles, sans oublier la fierté et le travail acharné fait pour représenter adéquatement Postes Canada.

Nick Ronsky – Rapports financiers
*Pour tous les véhicules privés, 0,45 cents par km sont couverts. Ce total ne peut pas dépasser le coût d’un billet d’avion. Chacun est responsable des frais de voyage pour un conjoint.
Les frais d’enregistrement des bagages, tous les repas, à l’exception du dîner du samedi et du dimanche sont défrayés par l’exécutif national. Les boissons alcoolisées sont aux frais de chaque participant.
Les frais d’hébergement sont des dépenses de chapitres ainsi que les frais accessoires.

Nick a distribué de l’information pour les rapports financiers et d’activités. Nick mentionne que tous les chapitres doivent faire attention en ce qui concerne le choix des personnes chargées de faire la vérification des chapitres. Il a souligné également qu’un certain manque d’incohérences se reflétait dans les rapports d’activités. Quatre chapitres n’ont pas tenu d’AGA, sept n’ont pas eu d’élections, quatre n’ont pas fait de vérifications comptables et neuf n’ont pas eu de banquets.

Bob Hughes a demandé quelle était la nécessité de tenir un banquet annuel. Son chapitre organise des dîners tous les mois, et des soupers-rencontres deux fois par année. Il croit que le fait d’inclure ces activités dans le rapport annuel fait mal paraître ceux qui ne font pas d’AGA.

Harold a indiqué qu’il s’agit là d’une demande qui se trouve sur la carte de pointage préparée par la Société.
Bob Hughes croit que certaines questions contenues sur la carte de pointage devraient être modifiées et il suggère à l’exécutif national de travailler avec la Société pour réévaluer les questions posées. Bob Emmons a indiqué qu’il discutera de cette question lors de la réunion qui se tiendra à Ottawa en octobre.

Nick a distribué des copies des états financiers et il les a passés en revue de façon détaillée.
Une suggestion a été faite visant à faire rapport des CPG pour chaque chapitre. Les chapitres se sont dits préoccupés par le fait qu’un organisme à but non lucratif puisse avoir un excédent de CPG.

Assurances Johnson – Shawn McCord
Shawn McCord a mentionné que le dur hiver que nous avons connu a fait grimper les réclamations touchant l’habitation et l’automobile en 2014 et 2015. Il y a eu une augmentation de 2 % du taux pour Medoc pour l’année d’assurance 2015-2016. Un nouveau régime d’assurance-dentaire et de soins médicaux pour retraite volontaire a été créé.

Faits saillants des indemnités d’assurance automobile – Options de plans de paiements faciles, accident pardonné, compensation pour dépréciation, service 24 heures et assistance routière offrant un service privilégié.

Faits saillants des indemnités d’assurance habitation – Primes récompenses Air Miles, rabais Medoc de 5 %, Plan Homeplus. Ce plan comporte une franchise avec valeur de rachat, une franchise individuelle, première réclamation pardonnée, limite de 10 000 $ pour bijoux et fourrures et indemnités de 30 000 $ pour vol d’identité et Internet personnel.

Services privilégiés d’assistance 50+ – Indemnité pour assistance morale disponible tous les jours, 24 heures sur 24, service de référence pour réparation, indemnité pour soins infirmiers, indemnité pour aide au ménage, indemnité pour service d’accompagnement.

Faits saillants des indemnités d’assurance voyage Medoc – Tous les membres du Club Héritage seront couverts peu importe leur âge ou leur état de santé, jusqu’à 12 000 $ en annulation de voyage, interruption et retard, assistance pour réclamation tous les jours, 24 heures sur 24, nombre de voyages illimités (jusqu’à 40 jours chacun), options de plans supplémentaires pour prolongation de voyage, 5 millions $ de protection pour soins médicaux d’urgence, paiements de primes mensuelles sans intérêt.

Jour deux – 31 mai 2015

L’assemblée générale annuelle de 2019 se tiendra à Regina.

Bob Emmons demande que lors de l’envoi d’une demande de modification à apporter à une adhésion de bien vouloir inclure le numéro de membre.

Conway a souligné, pour informer les nouveaux présidents, que lorsqu’un nouveau membre remplit une demande d’adhésion en ligne, cette demande devrait aller directement à Bob Emmons. Il n’est pas nécessaire d’imprimer et de soumettre à nouveau la demande.

Bob Hughes a demandé combien de nouveaux membres se sont joints en 2015. Bob Emmons a indiqué qu’il y en a eu 487.

Harold a distribué une liste pour chaque président de chapitre à remplir pour connaître le nombre d’enveloppes requises. Ces enveloppes doivent être utilisées pour l’envoi postal annuel à tous les membres et les envois supplémentaires aux membres cotisants.

JP demande où se trouve sur la carte de pointage l’indication selon laquelle il fallait envoyer quatre bulletins par année. Nick explique que Postes Canada a convenu de payer pour quatre envois par année. C’est ce qui est énoncé sur la carte de pointage.

JP indique que lorsqu’ils sont postés, il arrive que certains certificats soient pliés. Il demande qu’un morceau de carton soit ajouté au document.

Site Web – Yvon Lemaire
Yvon Lemaire a donné une présentation visuelle de l’utilisation à faire de notre nouveau site Web –
www.heritageclub.ca, Yvon a tenu à remercier Richard Lafleur et Bob Hughes pour leur aide dans le cadre de ce projet.

Nick a remercié Yvon pour son dévouement à faire de ce site Web un franc succès. La balle est maintenant dans le camp de chaque chapitre qui doit veiller à ce que l’information précise soit affichée sur leur site.

Programme de rédaction de lettres au Père Noël – Fred Danells
Fred a remercié toutes les personnes qui ont contribué à titre de bénévole à ce programme. Il a indiqué que 1,3 million de lettres ont été répondues, ce qui représente une augmentation comparativement à l’année dernière. Il a mentionné que 502 bénévoles du Club Héritage ont participé au programme; il s’agit là également d’une augmentation par rapport à l’année précédente. Cette participation se traduit par 20 037 heures de bénévolat calculées. 212 319 lettres ont été répondues par le Club Héritage et 2 159 écoles ont également reçu des réponses. Fred a également mentionné que les bénévoles ont répondu à 9 988 lettres envoyées après Noël. Il a mentionné que 5 ateliers ont été organisés impliquant le Club Héritage pour la collecte, la distribution et l’envoi des lettres.
Fred a indiqué qu’il y a eu des tirages à l’échelle régionale, un concours de lutin pour tous les bénévoles ayant préparé 20 lettres ou plus. Il a aussi indiqué qu’il y a des tirages pour les chapitres locaux et des concours de bénévoles locaux ainsi qu’un tirage national réservés exclusivement aux membres du Club Héritage. Fred a demandé aux chapitres de faire la promotion de ce programme et de reconnaître le travail des bénévoles dans les bulletins des chapitres. Fred a personnellement envoyé des cartes de remerciement à chaque bénévole du Club Héritage.

Changements à la constitution – Harold Onagi

1) Chinook – Article 7 – Assemblée annuelle. Une proposition a été faite visant à ajouter une nouvelle section
« Considérant que les chapitres ne peuvent plus bénéficier de locaux à bureaux fournis par la société, et alors que la résidence des présidents sert de lieu de rencontre pour les réunions de chapitre et de l’exécutif, et est aussi l’endroit où sont gardés les dossiers, considérant de plus que les conjoints et conjointes subissent les conséquences de ce processus continu de gestion des affaires des chapitres, qu’il soit résolu qu’en reconnaissance de cet impact sur le conjointe ou la conjointe, les frais de voyage à l’AGA nationale seront défrayés par le service des finances des chapitres, dans tous les cas où le chapitre a présenté ou adopté une motion de ses membres à l’AGA dudit chapitre pour autoriser une telle dépense. Si le conjoint ou la conjointe ne peut prendre part à l’événement, le président du chapitre peut nommer un autre membre de l’exécutif qui pourra voyager avec le président et bénéficier des frais de voyage payés. »

Harold a expliqué que chaque chapitre avait un local à bureau à la création du Club Héritage. Certains présidents préféraient utiliser leur résidence, ce qui signifie qu’avec les années, les locaux inutilisés ont servi à d’autres fins. Postes Canada tente d’accommoder du mieux possible ceux qui désirent un local à bureau. Harold mentionne également que l’AGA s’adresse aux présidents de chapitres, et non aux conjointes ou conjoints.

Un vote a été effectué et a été rejeté. Nick a fait savoir à Jean qu’il a parlé au responsable des installations de Calgary, et il a affirmé qu’il trouverait un local au chapitre Chinook.

2) ByTown – Article 1, Section 2
L’article peut se lire comme suit – « Le bureau principal de l’Association doit être l’adresse : Club Héritage – Postes Canada, Bob Emmons, Président national, 299, av. Brien Ouest, N8M 2Z4 »
Proposition « Le bureau principal du Club Héritage, sauf indications contraires, doit être l’adresse du président national. »

Bob Hughes est d’avis que pour les besoins de la constitution, il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse personnelle à titre de contact national. Il croit que l’énoncé se doit d’être générique étant donné que les postes sont comblés par élections tous les deux ans. Il ne serait donc pas réaliste d’avoir cette adresse dans la constitution. Un amendement à la constitution devrait être fait chaque fois qu’un nouveau président est élu.

Un vote a été pris pour cette question et a été adopté.

3) ByTown – Article 5, Section 1 – Élections et nominations aux postes
L’article peut se lire comme suit « Les dirigeants de l’exécutif national doivent être élus par des délégués approuvés de l’assemblée annuelle. Nonobstant ce qui précède, sous réserve de l’approbation du comité des candidatures, il est interdit d’empêcher la nomination d’un délégué si une situation d’urgence l’empêche d’être présent. »

Proposition « Les candidats à un poste au sein de l’exécutif national doivent être des membres en règle du Club Héritage. Ils doivent être élus par des délégués approuvés à l’assemblée générale annuelle. »

Bob Hughes explique que ByTown demande des précisions sur la formulation de l’article. Qui est admissible à présenter sa candidature? Tout membre en règle ou uniquement les présidents de chapitres?
Après plusieurs discussions portant sur la définition d’un membre en règle et qui peut être un délégué ou un président de chapitre, Bob Hughes a retiré sa proposition et a demandé à l’exécutif national de clarifier de façon plus précise cette question en interrogeant les chapitres. Un vote pourra ensuite être fait lors de la prochaine AGA.

Site des anciens – Richard Lafleur a annoncé qu’une demande a été faite pour que le Club Héritage participe à ce site, toutefois, le statut du site n’est pas encore clairement défini. James Innis doit faire un suivi de cette question à Ottawa.

Pension – James Innis
James a distribué à tous des documents touchant le rapport annuel pour le régime de retraite de Postes Canada. Ces documents comprennent la composition des membres adhérant au régime ainsi que les contributions et les avantages définis. Il a discuté des changements qui seront apportés au régime et de la nouvelle législation mise en place pour protéger les régimes de retraite.
James a également parlé du bulletin de juillet portant principalement sur les employés et les retraités intitulé « Focus on Business for Employees and Retirees ». Ce bulletin était principalement consacré au régime de retraite. Le PDG a parlé d’enjeux et de principes directeurs. En termes d’investissement, la valeur du régime de retraite connait une croissance produisant un surplus de près de 5 millions.
Le déficit du régime de retraite s’élève à 6,9 milliards et un des plus importants facteurs sont les taux d’intérêt. S’ils augmentent même de 1 %, cela pourrait entraîner une augmentation de 4,5 milliards de déficit. James soutient que la Société est rentable, mais pas suffisamment pour le moment pour couvrir le déficit. James conseille à tous de visiter le site Web Régime de pension au www.cpcpension.ca

Bob Hughes a fait part de ses craintes et a indiqué que ce qui se passe avec le régime de retraite mérite d’être mieux expliqué et que les retraités devraient être davantage préoccupés et bien prendre connaissance des communiqués émis.
James Innis suggère au Club Héritage des échanges par l’entremise du service des communications et d’un groupe de consultation. Il recommande de plus que le Club communique directement avec ce groupe pour que celui-ci affiche sur le site Web du Club Héritage.

Manuel du Club Héritage – Harold Onagi

Chaque chapitre a reçu par courriel la version mise à jour du Manuel du Club Héritage avant l’AGA, afin que tous aient le temps de le passer en revue et de permettre des discussions lors de l’AGA. Les présidents de chapitres ont souligné qu’ils trouvaient toujours des plusieurs incohérences et problèmes qui devront être abordés. Il a été proposé de mettre sur pied un comité pour gérer ces problèmes et questions pour pouvoir apporter des amendements en conséquence. Une proposition a été faite pour que chaque chapitre communique par courriel les modifications et les suggestions à apporter au manuel.
Le comité se compose de Doug Anderson, président, Gail Bourhill, Helen Pickup et Louise Dubuc.

Jour trois – 1er juin 2015

Gail Bourhill s’est portée volontaire pour être la nouvelle webmestre. Le courriel de Gail est : gailbour@hotmail.com

Rapports annuels et rapports d’activités – Nick Ronsky et Harold Onagi
Nick et Harold ont passé en revue les rapports annuels et les rapports d’activités des chapitres. Il a été convenu que ces formulaires devaient être passés en revue avec Postes Canada pour que des mises à jour et des changements soient apportés.

Bordereau à affranchissement – Carol Spence
Carol a fait une présentation visuelle sur la façon de remplir correctement un bordereau à affranchissement. Des problèmes de connexion ont été rencontrés en ce qui a trait au mot de passe. Une explication a été donnée pour faire savoir qu’il existait un mot de passe pour tous les chapitres et qu’après 3 échecs consécutifs de tentatives de connexion, le service n’est plus accessible pendant 24 heures. Le mot de passe sera renvoyé à chacun.

Élections – Ross O’Brien

Secrétaire/Trésorier – Nick Ronsky a été le seul candidat nommé, et il a accepté ce poste.

Premier vice-président – Richard Lafleur a indiqué qu’il ne posait pas sa candidature pour une réélection. Les candidats nommés et acceptés sont JP et Conway. JP a été nommé premier vice-président.

Troisième vice-président – Eldred Holmes, Conway Crozier-Smith et Harold Onagi ont été nommés et ont accepté. Eldred et Harold étaient à égalité, Eldred s’est retiré de la course laissant Harold comme troisième vice-président.

Affaires nouvelles :
Nick Ronsky a demandé une meilleure coopération en ce qui a trait au partage d’idées et de suggestions pour l’ordre du jour et en ce qui touche les sujets de discussion lors des assemblées. Il est difficile de préparer une AGA utile et pertinente si aucun commentaire n’est reçu.

JP suggère que lorsque la carte de pointage est corrigée, une explication détaillée devrait être donnée en ce qui a trait à ce que Postes Canada prend en charge. Il aimerait également savoir dans quoi s’impliquent d’autres chapitres.

Bob Emmons a remercié Richard Lafleur pour son travail au sein de l’exécutif national au cours des deux dernières années et à souhaité la bienvenue à JP.

Séance levée

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